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Treize conseils pour gérer ses créanciers (créances 2 sur 2)

Mieux vaut éviter d'en arriver à saisir la justice DR

Piwerre Cormon

Publié vendredi 23 juin 2023
Modifié lundi 17 juin 0720

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#créances Dix conseils pour éviter des problèmes avec ses débiteurs

Gérer ses débiteurs? «C’est essentiel pour toute entreprise», estime Carmen de los Santos, directrice de EOS advice Sàrl, à Genève. «Ce sont les paiements des débiteurs qui permettent de payer les fournisseurs. Mieux on les gère, plus les liquidités entrent vite et moins on a besoin de fonds de roulement. En revanche, plus le décalage entre encaissements et paiements est grand, plus on doit avoir de fonds à sa disposition. Bref: le temps, c’est de l’argent. Quelques conseils à appliquer pour maximiser la remise du paiement.

1. Déterminer précisément l’identité du client

Il arrive qu’une entreprise pense avoir affaire à une entité – par exemple Débiteur International SA – alors qu’elle a traité avec une autre – par exemple sa filiale Débiteur Suisse SA. Elle récolte des renseignements, envoie des rappels ou lance des poursuites contre la mauvaise entité. Il faut donc établir précisément avec qui on traite: identité, raison sociale, domicile ou siège.

2. Se faire une idée de la solvabilité du client

Pour un individu, on peut vérifier qu’il est bien domicilié en Suisse et, si la commande est d’une certaine importance, s’informer de sa situation professionnelle ou de ses sources de revenus.
Pour une entreprise: si elle est basée en France, on peut consulter sa comptabilité, moyennant finance, sur des sites tels que Pappers.fr ou Societe.com.
Pour les entreprises comme pour les individus: on peut demander à la personne ou à l’entreprise avec laquelle on pense conclure une affaire de fournir un extrait du Registre des poursuites. «A Genève, l'authenticité de l'extrait fourni peut être aisément vérifiée en ligne sur le site de l'Office cantonal des poursuites», précise Christophe Pommaz.

On peut également demander soi-même un extrait concernant un tiers, en motivant sa demande, par exemple avec le justificatif d’une commande. L’extrait indique si ce tiers a fait l’objet de poursuites au cours des cinq dernières années, et si les dettes qui en sont à l’origine ont été payées. «Si elle est sollicitée en ligne le matin, l’attestation arrive en principe dans la journée par voie électronique», assure Christophe Pommaz. Des organismes spécialisés proposent des renseignements sur la solvabilité des personnes physiques ou morales, contre rémunération. Leur exactitude est parfois contestée.

3. En cas de doute, demander des acomptes

Cette option est notamment conseillée quand on ne cerne pas bien les capacités financières du client. Les acomptes peuvent se monter de 20% à 50% du total. «Si le client refuse, il ne faut pas avoir peur de laisser passer l’affaire», conseillait le président de Fiduciaire Suisse section Genève dans les colonnes d’Entreprise romande en 2011. «Cela peut être un signe qu’il a des problèmes de solvabilité et de trésorerie.»

«Dans le bâtiment, on peut également constituer une hypothèque légale», relève Carmen de los Santos. «Il suffit de la faire inscrire au Registre foncier.» L’objet immobilier sert alors de garantie. Si, à la fin des travaux, le maître d’ouvrage n’est pas en mesure de payer les entreprises et les artisans, l’objet immobilier hypothéqué peut être vendu pour obtenir les fonds nécessaires.

4. Garder des traces écrites

Les pièces écrites permettent de se défendre en cas de litige. Même si cela n’est pas obligatoire, il faut toujours établir une commande écrite, faire signer les bulletins de livraisons, signer un contrat ou conserver une preuve écrite de la transaction. Il vaut la peine de prendre un peu de temps pour rédiger des clauses précises, par exemple au sujet des modalités de paiement, que l’on pourra utiliser dans différents contrats. On peut établir un contrat cadre, que l’on adaptera en fonction de chaque cas.

Les traces écrites sont particulièrement importantes quand on convient d’éventuelles modifications du contrat, par exemple dans le bâtiment. Il arrive que, faute d’avoir mis les choses au clair, un litige surgisse à propos de leur prise en charge. Mettre les choses sur le papier au préalable permet généralement de les clarifier.

5. Etablir des factures précises

Plus une facture est transparente, moins elle laissera d’espace au client pour la laisser traîner ou la contester. Il vaut donc la peine de mentionner:

Le détail des frais (heures de travail, matériel, déplacement, etc.);
Le délai de paiement et les éventuelles pénalités en cas de retard;
Les références bancaires avec l’IBAN;
Une personne de contact avec ses coordonnées.

On peut également annexer à chaque facture des conditions générales de vente pour prévenir d’éventuelles contestations à ce sujet. Elles peuvent prévoir des éléments tels que le délai de contestation, les modalités de livraison, les modalités de transfert de propriété - par exemple: elle n’est effective qu’une fois que le client s’est entièrement acquitté de son dû -, etc.

6. Prévoir des pénalités

On peut prévoir des intérêts moratoires dans le contrat et stipuler que les rappels feront l’objet de frais.

Une clause peut être libellée ainsi: «Nos factures sont payables à trente jours. Les retards de paiement feront l’objet d’un intérêt moratoire de X% et chaque rappel sera majoré d’une prime de dix francs.» On peut également prévoir un rabais pour les clients s’acquittant rapidement de leur dû.

7. Faire signer le débiteur

Si on doit en arriver à lancer des poursuites contre un débiteur, la procédure sera jugée uniquement sur la base des documents fournis. «Faites en sorte de disposer de pièces qui vous mettent dans la position la plus favorable pour prouver votre créance», conseille Christophe Pommaz.

Tout document indiquant une somme d’argent et un engagement du débiteur à la payer peut faire l’affaire. Ce peut être un bon de livraison signé, un bail à loyer, un abonnement de fitness, un jugement de tribunal, etc. Ce n’est en revanche pas le cas d’une facture, à moins qu’on la fasse signer par le client avec la mention: «Je reconnais devoir la somme de tant». Pour mettre toutes les chances de son côté, on peut indiquer au bas du document: «Le présent document vaut titre de mainlevée provisoire au sens de l’article 82 LP».

8. Facturez en plusieurs fois

Lorsqu’on vend des services dans la durée, il vaut la peine de facturer en plusieurs fois, au fur et à mesure de l’avancée du projet. «Il s’agit d’une pratique répandue notamment dans le bâtiment», relève Carmen de los Santos.

9. Suivre rigoureusement les factures ouvertes

Plus une facture traîne, plus son règlement risque d’être difficile. Il faut donc envoyer les factures le plus rapidement possible. «Beaucoup de PME le font deux fois par mois», remarque Carmen de los Santos. «Je préconise au contraire de le faire en continu, immédiatement, et d’automatiser les rappels.»

Un suivi rigoureux des factures donne une impression de professionnalisme. «En revanche, établir des factures à trente jours et n’envoyer le rappel qu’après quarante-cinq jours ne fait pas très sérieux», juge Carmen de los Santos. Au bout de deux rappels infructueux, on peut passer à la phase suivante.

10. Externaliser sa facturation?

Une entreprise peut céder ses factures à un prestataire, qui lui avance immédiatement une partie de leur montant. Cette prestation est notamment proposée par la Fondation d’aide aux entreprises, à Genève, et par des banques. Elle a cependant un coût. Il faut donc bien évaluer le pour et le contre.

Gérer les mauvais payeurs

11. Dialoguer

Il arrive souvent qu’un débiteur soit de bonne foi, mais connaisse des difficultés pour régler une facture. Dans ce cas, la priorité devrait être le dialogue. Après avoir examiné la situation dans laquelle il se trouve, on peut rédiger une reconnaissance de dette et une convention de remboursement, avec échéancier de paiement sur deux, trois, quatre mois, voire plus. On peut prévoir un taux d’intérêt aux conditions du marché et définir le for juridique, au cas où l’on devait saisir la justice.

«Il faut éviter d’être agressif», note Carmen de los Santos. Un client que l’on a soutenu pendant une passe difficile s’en souviendra.

12. Relancer

Ne pas hésiter à relancer le débiteur, surtout si on le soupçonne d’être de mauvaise foi. Dans ce cas, il ne faut pas craindre d’être insistant. Les spécialistes recommandent de garder des traces écrites, par exemple en envoyant un courrier recommandé avec accusé de réception.

13. Lancer des poursuites en dernier recours

Une procédure de poursuites est souvent longue, fastidieuse et aboutit rarement à un résultat satisfaisant. Il ne faut donc s’y lancer qu’en dernier recours.

13.1. Assurez-vous de la solvabilité du débiteur Des poursuites contre un débiteur insolvable exposent à encourir des frais sans rien récupérer au terme de la procédure;

13.2. Vérifiez l’adresse et l’identité du débiteur «Une poursuite contre une société doit être lancée au domicile de la société s’il s’agit d’une SA ou une Sàrl, au domicile de l’entrepreneur s’il s’agit d’une société en nom propre», note Christophe Pommaz.

Si l’on se trompe d’adresse, les plus coopératifs le signaleront, d’autres se contenteront de rejeter la requête.

13.3. Attention aux intermédiaires Des sites internet commerciaux permettent de commander des extraits des poursuites. Ils se les procurent auprès des instances officielles en prélevant une marge au passage et en y ajoutant leur propre délai de traitement. Leur valeur ajoutée est donc discutable.

«Si vous effectuez une commande en ligne, assurez-vous que vous êtes bien sur le site de l’Office des poursuites», conseille Christophe Pommaz., «Il permet le téléchargement le plus rapide et au tarif minimum officiel.»

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