Mobilité internationale des collaborateurs: remboursement de frais

En matière d’assurances sociales, il est admis que les dépenses résultant pour le salarié de l’exécution de son travail représentent des frais généraux, ces derniers sont dès lors exemptés de cotisations sociales. Les frais que les salariés doivent supporter en raison d’un déménagement lié à l’activité professionnelle et qui sont remboursés ou pris en charge par l’employeur sont considérés comme des frais généraux et ne sont donc pas soumis aux charges sociales.

Il est important de signaler que, de manière générale, les caisses AVS ne font pas de distinction entre les transferts de collaborateurs depuis l’étranger vers la Suisse et l’inverse. En effet, dans tous les cas, un déménagement international du salarié assujetti aux charges sociales suisses se verra appliquer le même traitement en ce qui concerne le remboursement des frais liés à la mobilité internationale.

Par exemple, un employeur qui détache temporairement un collaborateur depuis la Suisse vers une succursale du groupe à l’étranger, ou ce même employeur qui engage un collaborateur depuis l’étranger au bénéfice d’un contrat local suisse, pourra appliquer le même traitement au niveau des assurances sociales aux frais liés à ces déplacements. Le montant des frais pris en charge par employeur peut beaucoup varier d’une entreprise à l’autre et, selon leur nature, le traitement au niveau des assurances sociales peut être différent.

S’agissant de coûts non soumis aux cotisations sociales pour les salariés transférés vers ou depuis la Suisse, voici quelques exemples d’éléments exemptés de charges sociales.

• Frais de déménagement effectifs (frais de container et transporteur), sur facture adressée à l’employeur.
   
• Frais facturés à l’employeur par une entreprise de relocation pour la recherche d’un appartement.
   
• Home leave (billets d’avion entre le pays de travail et le pays de résidence initiale): un aller-retour par année dans le pays de résidence initiale (en classe economy ou business selon la politique de mobilité de l’entreprise) pendant une période maximale de 5 ans.
   
• Frais de logement temporaire: mise à disposition d’un appartement ou d’une chambre d’hôtel dès l’arrivée du collaborateur durant une période de 90 jours (pouvant être portés jusqu’à 180 jours si les recherches de logement se prolongent).
   
• Les frais de logement des employés découlant du maintien justifié d’une habitation permanente à l’étranger, destinée à usage personnel. Ceci est accepté durant une année maximum. Si l’employé a bénéficié d’un logement temporaire, il conviendra de déduire la durée des douze mois autorisés.
   
• Les frais de voyages préliminaires pour le collaborateur et sa famille, destinés à la découverte du pays d’accueil, sont en principe à soumettre à cotisations sociales. Les frais d’un tel voyage pourraient cependant être admis comme frais professionnels, si l’employé et son conjoint doivent faire le déplacement pour des raisons administratives (p. ex: signature d’un bail ou inscription aux écoles). Les frais d’un tel voyage de courte durée, sans enfants, peuvent être exemptés de charges sociales.
  
  Sont soumis dans tous les cas à cotisations sociales les frais suivants:
   
• frais d’écolage des enfants du salarié dans un établissement privé;
• mise à disposition d’un véhicule de fonction pour usage privé;
• indemnités relatives au différentiel du coût de la vie dans le pays de destination.
  
  Les règlements de remboursement de frais de différentes entreprises ou groupes professionnels acceptés par l’Administration fiscale ne son pas automatiquement applicables en droit AVS. Votre caisse AVS se tient à votre disposition en cas de doute quant à des éléments qui devraient ou non être soumis à cotisations sociales.

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