Economie et politique

La gestion des stocks, une question sensible

La bonne gestion des stocks fait partie de la santé financière d’une entreprise et concerne aussi sa réputation commerciale.

Flavia Giovannelli

Publié vendredi 08 juillet 2022

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#Stocks Il ne faut pas sous-estimer la gestion de ses stocks! C'est une donnée qui participe de la bonne santé d'une entreprise.

Essentielle pour toute activité économique, la bonne gestion des stocks fait partie de la santé financière d’une entreprise et concerne aussi sa réputation commerciale. Or, le contexte actuel rend ce défi particulièrement difficile à relever. Il faut, en effet, anticiper au mieux les tendances en matière de consommation, sachant que celles-ci s’avèrent plus imprévisibles que jamais. Avec les effets générés par la sortie de la pandémie et ceux relatifs à la situation internationale - guerre en Ukraine et catastrophes naturelles - les économies du monde entier sont touchées, entraînant des répercussions sur les échanges et la logistique. S’agissant des stocks, l’état des lieux dépend de quoi on parle: il peut s’agir de produits finis, consommables à court terme ou non, de matières premières, de composants destinés à la fabrication ou à la réparation de produits, ou encore de stocks immatériels. Tout est variable.

Pincipes, bonnes pratiques et erreurs à éviter

Nous avons essayé, dans ce dossier, de nous concentrer sur la manière dont les entrepreneurs peuvent mettre en place des réponses pratiques à cette situation inédite, qui implique un renforcement de la prise en compte des risques. Ce tour d’horizon est non exhaustif. Ainsi, nous n’aborderons pas les questions liées aux stocks dans le domaine énergétique, par exemple (lire à ce sujet le Magazine d’Entreprise romande encarté avec ce journal).

1. Réapprovisionner souvent!

En 2022, la plupart des experts recommande de se réapprovisionner souvent et en plus petites quantités. Cela permet d’éviter l’excès ou le manque de marchandises et d’optimiser les coûts de la logistique. Il faut regarder en détail l’historique des ventes, les coûts de production et les délais.

2. Evitez la rupture de stock

Quatre-vingts pourcents des consommateurs sont prêts à changer de marque et à acheter ailleurs si le produit qu’ils cherchent est en rupture de stock. Il n’y a rien de plus pénible, pour une marque, que de manquer une vente après avoir dépensé de l’argent pour vanter un produit, que ce soit en commerce traditionnel ou en ligne. Dans ce second cas, il est recommandé de retirer au plus vite le produit indisponible.

3. Eviter le surstockage

Il s’agit d’un autre défaut courant. En ayant la hantise de ne pas pouvoir satisfaire ses clients, certains commerçants ont tendance à surstocker, ce qui revient à alourdir les frais fixes. Or, dans certains domaines, comme la mode ou l’électronique, par exemple, plus le temps passe, plus il devient difficile d’écouler la marchandise. Au final, ce sont des pertes financières sèches qui en résultent.

4. Anticiper la saisonnalité

En prévision de la canicule, un entrepreneur en distribution d’électroménager pourrait avoir tendance à commander une grande quantité de climatiseurs. Si la météo devient morose dès la mi-août, ces articles risquent de rester invendus jusqu’à l’année suivante.

5. Evaluer les délais d’acheminement et la gestion des entrepôts

Il faut savoir garder une marge pour pouvoir stocker des produits en vue d’événements où la demande augmente (période de soldes, rentrée scolaire, etc). Un plus: privilégier, quand cela est possible, le réapprovisionnement par bateau et fret.

6. Faire des campagnes de test

Les précommandes sont une option intéressante pour jauger un marché avant de s’y lancer et pour ajuster la production à la demande.

7. Améliorer sa politique de retours en stock

Faciliter les retours est une des clés de la fidélisation des clients. La méthode doit être simple, rapide et permettre un retour d’expérience de la clientèle, riche d’enseignements. Il faut anticiper la logistique qui permette de remettre les articles en stock, prendre en compte les délais de retours et de traitement à l’entrepôt et le ratio de produits endommagés, qui ne pourront pas être remis en stock.

8. Avoir suffisamment de conditionnements

Ce problème est devenu plus aigu en 2022, avec les ralentissements de certaines fournitures. L’approvisionnement de barquettes en carton ou autres emballages est devenu tendu, surtout pour ceux qui n’ont pas prévu de réserves.

Les PME ont plus que jamais besoin de solutions sur mesure

Lorsqu’on se lance comme artisan ou avec une PME positionnée dans le e-commerce, on est pas toujours rôdé en matière de logistique. C’est pour les accompagner dans cette partie de leur activité que Laurent Bonnet a fondé SoftPME il y a une douzaine d’années, à Lausanne. Ainsi, les entrepreneurs peuvent se reposer sur une solution de confiance pour leurs stocks et se concentrer sur la croissance des ventes, l’optimisation de leur production et autres impératifs métier.

Il y a deux ans, SoftPME s’est aperçu qu’il y avait effectivement un réel besoin pour ce service en particulier: «Certains de nos clients se sont vite rendu compte qu’ils avaient besoin d’un support pour la prise en charge et la manutention de leurs produits ou matériaux. D’abord, ils n’ont pas toujours les cartons et autres emballages indispensables aux expéditions. Ou alors, leurs fournisseurs ne leur proposent de tels articles à prix raisonnable que pour les gros volumes, ce qui ne convient pas aux PME. De plus, tout le monde ne peut pas engager un magasinier à l’interne pour gérer avec la précision nécessaire cette partie des activités. Voilà quelques-unes des raisons qui nous ont poussé à leur proposer cette offre sur mesure», explique Laurent Bonnet. Plus concrètement, SoftPME s’occupe de la gestion des stocks physiques et informatiques, en fournissant à tout moment l’état de situation exact à ses clients. Les arrivages et envois en Suisse et à l’international font partie de l’offre de SoftPME, avec des frais de port compétitifs. Les PME peuvent aussi confier le soin à l’entreprise de peser ou mesurer la marchandise. Dans tous les cas, celle-ci doit être traçable grâce à un code-barres.

«Nos clients proviennent de différents domaines d’activité, tels que les livres pour enfants, les ustensiles de cuisine, les articles de sport ou les condiments», énumère Laurent Bonnet. Seule contrainte pour lui: la taille de ses locaux, qui sont de quatre cents mètres carrés et qui hébergent déjà sa propre logistique. Il peut donc externaliser près de cent mètres carrés. Sur le plan informatique, la société lausannoise a choisi de s’adapter à l’outil de ses clients lorsque ces derniers en ont un ou, si tel n’est pas le cas, de leur proposer une solution interne.

Bien placé pour analyser comment le contexte actuel influe les activités des petites structures, Laurent Bonnet remarque avant tout que les entrepreneurs concernés passent de plus petites commandes, mais à une fréquence plus élevée qu’auparavant. En d’autres termes, le manque de visibilité implique un fonctionnement à flux tendus.

SoftPME a aussi pu vérifier que les ralentissements de la chaîne d’approvisionnement sont déjà une réalité courante, qui a des conséquences sur le stockage. Ainsi, les commandes de ses clients font très souvent l’objet de plusieurs livraisons, étalées sur des délais assez longs. Cela entraîne donc plus de mouvements à cadence rapprochée. De plus, selon le domaine de l’activité, il est probable que cela se répercute sur les livraisons des produits finis.

Les détaillants en ont gros sur le cœur et dans leurs réserves

Les multiples fermetures de la période Covid ont beaucoup entravé la marche des affaires dans plusieurs domaines, dont celui de la mode. Béatrice Berthet, créatrice de robes de mariée dans sa formation initiale et devenue directrice de plusieurs boutiques, fait partie des professionnels qui ont attiré l’attention des autorités sur deux problèmes liés à ce contexte: avoir été considérés comme des «commerces non essentiels», donc mis à l’arrêt, et le fait que la marchandise, dans le prêt-à-porter, n’est peut-être pas périssable, mais perd une grande partie de sa valeur au fil du temps.

C’est ce même constat qui a amené le chausseur Sébastien Aeschbach à intervenir auprès des autorités, démonstration comptable à l’appui. Dans ces exemples concrets, le bilan débouche sur une dépréciation moyenne des stocks de près de 40% après dix mois de fermeture. «C’est un aspect qui a été peu pris en compte et, pourtant, nous avons fait un calcul modeste», ajoute Béatrice Berthet, qui l’a accompagné dans cette démarche et a aussi été en première ligne. Elle regrette toutefois qu’ils aient été peu entendus par les pouvoirs publics.

Dans la mode, le principe est le suivant: les collections sont fortement liées à la saisonnalité et les usages veulent que l’on paie les commandes en avance, quelques semaines ou même quelques mois avant de pouvoir mettre les produits en rayons. Il faut donc avoir suffisamment de trésorerie pour pouvoir régler les fournisseurs, faute de quoi le cycle s’interrompt. Evidemment, il devient difficile d’écouler des pulls chauds en juillet ou des sahariennes en lin en hiver. Ce qui aboutit à des stocks dormants, qui se sont parfois accumulés. Il a donc fallu faire preuve d’inventivité pour s’en sortir. Certains responsables de boutiques n’ont eu d’autres choix que d’écouler une grande partie de cette marchandise grâce à des soldes massifs et autres réductions équivalents à des liquidations. «Il y a une grande méconnaissance des politiques à cet égard et même un manque de reconnaissance de notre situation particulière», commente Béatrice Berthet, qui cite quelques collègues ayant connu de très mauvais moments à la suite des deux ans de pandémie. Pour sa part, elle est passée par une grande remise en question. Elle a fini par se dire qu’il valait mieux ouvrir une deuxième boutique dans une station de montagne qu’elle connaissait déjà bien pour y avoir habité, de manière à devenir plus flexible. «Le problème de ces stocks a fortement pesé dans la balance quand j’ai pris cette décision d’investissement personnel, car je n’ai pas reçu d’aide. Aujourd’hui, je peux ainsi faire tourner ma marchandise en fonction de la demande, qui change selon la localisation», résume-t-elle.

L’expérience l’a amenée à élargir son offre à d’autres segments. Responsable depuis plusieurs années de la boutique de robes de mariées Comme dans un rêve, à Carouge, elle a séparé cette boutique en deux pour pouvoir vendre de la lingerie à part – pour femme, homme et enfant - ainsi que des maillots de bain de plusieurs marques renommées. Ce qu’elle propose aussi dans son point de vente alpin, ainsi que du loungewear.

Toutefois, cette approche n’est pas possible pour tout le monde et demande d’avoir des contacts basés sur la confiance avec ses fournisseurs. De nombreux commerçants de prêt-à-porter ont découvert ou redécouvert les avantages de traiter avec des partenaires européens ou d’Afrique du Nord. En effet, si les achats en Chine s’avèrent a priori meilleur marché, ils les exposent à plus de risques, comme on l’a vu pendant la pandémie. De plus, il faut aussi miser sur des gros volumes. Or, le nouveau contexte incite à la prudence, personne n’ayant envie de se retrouver avec des tonnes d’habits sur les bras. «Si un tel cas se reproduisait, nul doute que nous monterions très tôt aux barricades», conclut Béatrice Berthet.

Stocks dans l’alimentation: fraîcheur oblige

C’est un des défis majeurs de la grande distribution: répondre aux exigences de conservation élevées et à des normes très strictes, surtout pour les denrées périssables. Le stockage industriel et le processus logistique doivent permettre de s’assurer que tous les produits restent en bon état tout au long de leur parcours jusqu’au client final.

Les périssables, surtout, présentent le risque de se détériorer rapidement si les facteurs externes tels que l’humidité, la température, ou la pression atmosphérique ne sont pas parfaitement maîtrisés. Dans cette catégorie, on compte de nombreux aliments comme les fruits et les légumes, les jus, les huiles, les laitages, les produits carnés, les poissons, les fruits de mer. S’ajoutent à cette liste les fleurs, les plantes, voire les résines naturelles destinées aux humains. De plus, certaines denrées, comme les fruits secs, les tubercules et certains légumes sont considérés comme semi-périssables: ils requièrent une bonne qualité de l’air et de l’humidité.

Pour les acteurs de cette industrie, il est vital de prévenir la contamination et d’éviter la création de micro-organismes qui seraient susceptibles de détériorer le produit final dans les entrepôts. Des mesures spécifiques doivent être appliquées à tous les éléments de l’espace de stockage, soit les sols, les murs et la ventilation, ainsi que l’équipement industriel qui est en contact avec le produit, comme les rayonnages, les chariots élévateurs, les palettes et autres accessoires. Les opérateurs qui manipulent les unités de charge doivent aussi respecter un protocole strict. Les produits périssables sont stockés dans des chambres frigorifiques, voire de congélation, adaptées à leur typologie (les différences peuvent être considérables d’un produit à l’autre).

En résumé, les risques de dysfonctionnement de la chaîne logistique, surtout celui de rupture de la chaîne du froid, entraînent non seulement des pertes économiques, mais aussi des dangers de santé publique. Il faut éviter que la teneur en eau ou en minéraux et vitamines ne soit altérée, ce qui rendrait les denrées invendables. Tout problème, dans l’alimentation, se traduit par un énorme écho médiatique. L’émotion que cela génère auprès de l’opinion publique s’avère ensuite très dommageable pour l’ensemble de la branche. Il incombe alors à celle-ci de tout faire pour mettre en place des solutions de stockage les plus sûres possible. Il lui faut également miser sur l’innovation technologique.

Rapidité et adaptabilité

Aujourd’hui, la chaîne logistique d’un produit périssable débute avec la phase de production et de traitement, jusqu’au transport et à l’acquisition par le consommateur dans un point de vente ou à son domicile.

Dans ce processus, le travail conjoint entre le fabricant, les distributeurs, les opérateurs logistiques et de transports et les fournisseurs industriels est essentielle. «Nous misons sur une planification des stocks à long terme. Cela nous permet de répondre aux besoins de nos clients en cas d’éventuels changements», commence Caspar Frey, porte-parole de Coop, à Bâle. «Nous observons le marché en permanence. Dans notre planification, nous tenons compte des évolutions actuelles et adaptons notre stock en conséquence. Coop, qui compte neuf cent cinquante-cinq points de vente en Suisse, y compris dans les villages de montagne, les agglomérations urbaines ou les régions frontalières, met particulièrement l’accent sur la proximité avec ses clients.

Le détaillant doit donc optimiser ses réapprovisionnements dans ces différents points de vente dans les plus brefs délais, ce qui lui demande une grande flexibilité depuis ses entrepôts en propre, sachant qu’il lui faut parfois louer temporairement des espaces pour le stockage auprès de prestataires logistiques suisses, par exemple en périodes de pic saisonniers ou dans des situations d’approvisionnement particulières. Tous les rouages de la chaîne doivent être bien huilés, sans exception.

Lutte contre le gaspillage

«La prévention du gaspillage alimentaire est aussi une priorité et nous fournissons beaucoup d’efforts dans ce domaine», ajoute Caspar Frey. «Nous marquons les produits dont la date de durabilité minimale ou la date limite de consommation arrive à expiration par un autocollant «Valoriser» au lieu de les jeter et nous les proposons à prix réduit», précise-t-il. Depuis 2005, Coop soutient Table Suisse et Table couvre-toi en leur faisant don d’aliments qui ne peuvent plus être vendus, malgré leur qualité irréprochable. L’année dernière, Coop a ainsi mis à la disposition des personnes en situation de précarité seize millions d’assiettes. La restauration Coop a rejoint Too Good To Go dans toute la Suisse. «En 2021, il a ainsi été possible de sauver quelque soixante-cinq mille cinq cents repas excédentaires», relève Caspar Frey.

Avec sa marque propre Ünique, Coop poursuit son engagement en faveur du développement durable, avec l’objectif d’éviter le gaspillage alimentaire à la source. Depuis 2013, Coop vend sous le label Ünique des fruits et légumes dont la forme inhabituelle ou la taille ne correspond pas aux normes du marché. Cette offre permet à l’enseigne et aux producteurs de sauver plus de mille cinq cents tonnes de fruits et légumes par an. Ainsi, au final, seuls 0,2% environ des aliments doivent être détruits.

Les voyagistes ont prévu des contingents à hauteur de la reprise

Quand on évoque le stockage, on pense presque automatiquement à des biens matériels. Or, le monde des services implique également d’avoir des réserves. Le secteur de l’électronique et de l’informatique doit avoir une politique d’achats pertinente, pour couvrir les besoins, qu’il s’agisse de ceux de ses futurs clients ou, dans le cas d’une entreprise, pour l’usage interne. Le défi consiste à éviter les dépenses inutiles, tout en ayant une bonne estimation de l’évolution et des risques.

De leur côté, les voyagistes doivent aussi se pencher sur leur stratégie d’achat de contingents de vols ou de chambres d’hôtel. Une telle planification commence en général près d’un an à l’avance, quitte à être adaptée en cours d’exercice selon l’actualité, car cette branche doit être très réactive. Dans cet exercice, les voyagistes approchent activement leurs partenaires attitrés afin de conclure les contrats les plus adaptés. Or, la période actuelle s’avère très particulière pour cette branche, qui doit combler une demande frénétique. Il y a un terme pour cela: le revenge travel. Cet élan s’inscrit dans un contexte de tensions internationales, qui compliquent encore les projections.

Hotelplan, le plus grand voyagiste actif en Suisse, renforce encore la flexibilité de sa réponse globale. Avec un chiffre d’affaires de 1,452 milliard de francs pour 2018, le tour opérateur a une offre familiale et généraliste assez représentative de cette tendance: «Nous achetons à l’avance des contingents de vols auprès des compagnies aériennes afin de proposer à nos clients des prix attractifs et des places sur les destinations de vacances les plus prisées», confirme Nicole Pfammatter, CEO d’Hotelplan Suisse. Quant aux quotas sur les vols, il dépendent de plusieurs paramètres évolutifs. «Nous concluons des contrats avec les hôtels pour des durées variables et, en fonction de la demande, main dans la main avec la planification stratégique des vols.»

La guerre en Ukraine a commencé par inciter les Suisses à privilégier davantage les régions du bassin occidental de la Méditerranée, de préférence à la zone orientale. Cette situation s’est toutefois normalisée depuis quelques temps, selon Hotelplan. De même, si les clients avaient tendance, il y a peu, à réserver leurs séjours à très court terme, ils semblent à nouveau s’intéresser à des séjours à l’étranger à plus long terme.

En tout cas, la demande estivale a explosé et se prolonge sur l’automne 2022, sachant que certaines destinations sont déjà complètes. Au total, au cours des trois derniers mois, le nombre de nouvelles réservations a augmenté de plus de 10% comparé à la même période en 2019. Chez Hotelplan et Vacances Migros, les marques classiques de vacances balnéaires et de voyages intervilles, le nombre total de réservations est déjà supérieur à ce qui a été connu juste avant la pandémie. Afin d’être performant, Hotelplan Suisse a pris quelques décisions anticipées dès la fin mai dernier, comme le fait d’élargir son offre de vols charter jusqu’à novembre 2022. Le voyagiste garantit ainsi aux voyageurs qu’ils pourront continuer de bénéficier de tarifs aériens attractifs, indépendamment de l’évolution future des prix des billets d’avion.