Assemblées générales présentielles, hybrides, virtuelles ...

Les actionnaires de SA et les associés de Sàrl n’ont plus nécessairement besoin de se réunir physiquement.

Pierre Cormon

Publié mercredi 31 janvier 2024

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#SA et Sàrl SA et Sàrl: en Suisse, ces sociétés ont le choix entre différentes manières de tenir leurs assemblées. Des règles particulières s’appliquent dans certains cas.

De nouvelles manières de tenir les assemblées générales et assemblée des associés ont été inscrites dans la loi, à partir du 1er janvier 2023. On peut maintenant organiser des assemblées hybrides, virtuelles ou multisites.

Les règles valent aussi bien pour les sociétés anonymes (SA) que pour les sociétés à responsabilité limitée (Sàrl). La convocation de l’assemblée générale répond à des règles précises (art 699, 699a et 699b CO). Cependant, si tous les associés (respectivement actionnaires) ou leurs représentants sont réunis, que ce soit de manière physique, virtuelle ou hybride, et que tous sont d’accord, ils peuvent tenir l’assemblée sans qu’elle n’ait été formellement convoquée (701 al.1 CO). C’est également le cas si les décisions sont prises par écrit (papier ou forme électronique), pour autant qu’un actionnaire ou son représentant ne requière pas une discussion. Des règles supplémentaires s’appliquent aux entreprises cotées en bourse.

1. L’assemblée se tient dans un ou plusieurs lieux physiques

Le choix du lieu de l’assemblée ne doit pas rendre plus difficile l’exercice des droits des actionnaires ou associés, de manière non fondée (701a al. 2 CO).

Assemblée monosite
Elle se tient dans un seul lieu physique (701a al. 1 CO). Ce lieu peut être à l’étranger (701 b CO) si:

les statuts le prévoient;
le conseil d’administration désigne un représentant indépendant dans la convocation (à moins que l’ensemble des actionnaires n’y renonce).

Assemblée multisite

Elle se tient dans plusieurs lieux physiques (Art. 701 al. 3 CO).

Si tous les lieux se trouvent en Suisse, le cas n’a pas besoin d’être prévu par les statuts.
Si l’un ou plusieurs des lieux se trouvent à l’étranger, les règles relatives à l’assemblée monosite tenue à l’étranger s’appliquent.
Dans tous les cas, les interventions sont retransmises en direct par des moyens audiovisuels, sur tous les sites de réunion (701a al 3 CO).

Assemblée hybride

Elle se tient dans un ou plusieurs lieux physiques et également de manière virtuelle.
Le cas n’a pas besoin d’être prévu par les statuts.
Le conseil d’administration peut autoriser les actionnaires, respectivement associés, non présents physiquement à exercer leurs droits par voie électronique (701c CO).

2. L’assemblée ne se tient pas dans un lieu physique

Assemblée virtuelle

Elle se déroule exclusivement par voie électronique.
Le cas doit être prévu par les statuts.
Le conseil d’administration doit désigner un représentant indépendant dans la convocation, à moins que l’ensemble des actionnaires n’y renonce (701 d CO).

Assemblée par écrit

Elle ne donne pas lieu à une réunion, physique ou virtuelle. Elle peut par exemple avoir lieu par l’utilisation de bulletins de vote, sur papier ou sous forme électronique. On peut également faire circuler un procès-verbal, sur papier ou sous forme électronique, que tous les actionnaires, respectivement associés, signent.
Le cas n’a pas besoin d’être prévu par les statuts.
L’assemblée par écrit n’a pas besoin de faire l’objet d’une convocation répondant aux prescriptions légales (701 al 3 CO).
Si un actionnaire ou un représentant demande une discussion, le conseil d’administration doit organiser une assemblée générale selon les autres formes, qui permettent la tenue d’une discussion.

Conclusion

Il faut mettre à jour les statuts si l’on veut tenir une assemblée en tout en partie à l’étranger, ou de manière entièrement virtuelle. A noter que, si la présence d’un notaire est requise, il n’est pas garanti que le droit cantonal permette que l’assemblée se tienne de manière virtuelle ou hybride.