En vue d'un contrôle AVS, il faut commencer par rassembler la documentation.
Pierre Cormon
Publié vendredi 20 septembre 2024
Lien copié
#AVS Les employeurs avec une certaine masse salariale sont périodiquement contrôlés par les caisses de compensation.
C’est la loi qui le prévoit: les caisses de compensation AVS doivent effectuer des contrôles périodiques chez les employeurs qui leur sont affiliés, afin de vérifier qu’ils respectent bien les prescriptions en matière d’AVS. Comment se passent ces contrôles, et comment s’y préparer? L’essentiel en quelques points.
Qui contrôle-t-on, et à quelle fréquence?
La fréquence des contrôles varie en fonction de plusieurs paramètres. En-dessous de 150000 francs de masse salariale, les employeurs ne sont pas forcément contrôlés, mais ils doivent confirmer formellement sur leur déclaration annuelle de salaire que les renseignements fournis sont exacts. De 150000 à moins de 5 millions de francs, des contrôles ont lieu tous les cinq à neuf ans. A partir de 5 millions de francs, ils ont lieu tous les cinq ans.
La dissolution d’une entreprise sans reprise par une autre, l’ouverture d’une faillite ou une demande de concordat judiciaire provoquent un contrôle AVS, sauf si la masse salariale est inférieure à 100 000 francs. Ce contrôle est en principe immédiat.
Le changement de caisse de compensation provoque également un contrôle, en principe entre un et deux ans après le changement. Une nouvelle entreprise est contrôlée quatre ans après sa création – ou dès la deuxième année, en principe, si sa masse salariale attient 150000 francs.
Enfin, après chaque contrôle, l’employeur se voit attribuer une note, selon une méthodologie commune à toutes les caisses. Meilleure est la note, plus éloigné est en principe le prochain contrôle. Rien n’interdit cependant de l’effectuer plus tôt.
Sur quelle base la note est-elle attribuée?
Sur la base de quatre critères.
Résultats du dernier contrôle. A-t-on constaté des problèmes qui ont donné lieu à une reprise?
Qualité de la gestion du personnel. Les responsables sont-ils bien formés, sont-ils en place depuis longtemps? Quel est le programme de salaire utilisé? A noter qu’il est permis de gérer ses salaires sur un tableur Excel, mais que cela augmente le risque d’erreur.
Qualité de la collaboration avec la caisse de compensation. Les délais sont-ils respectés? L’entreprise est-elle en retard avec le paiement des cotisations?
Critères propres à l’entreprise. Des particularités engendrent-elles le besoin d’un contrôle plus fréquent? Ce peut par exemple être le cas lorsque les collaborateurs sont très mobiles à l’international, lorsque l’entreprise connaît un fort taux de rotation, une forte croissance, qu’elle a une structure de salaires complexe ou a subi une restructuration.
Peut-on demander un changement de date ou de lieu?
Oui, si l’on a de bonnes raisons pour cela. On peut par exemple demander que le contrôle soit reporté si la personne qui s’occupe de ces questions n’est pas disponible à la date prévue ou qu’il ait lieu chez sa fiduciaire. «Il est primordial de le faire rapidement», souligne Tonino Torsello, responsable des contrôles de la caisse de compensation FER CIAM. L’idéal est d’envoyer la demande dans les trois jours qui suivent la réception de la convocation. Plus on s’y prend tôt, plus on a de chances que la requête soit acceptée. On peut demander le cas échéant un deuxième report. Mais la troisième fois, plus moyen en principe de repousser l’échéance.
Les contrôles sont-ils facturés?
Non, ils sont financés par les frais de gestion prélevés par la caisse sur les cotisations sociales. Mais celle-ci peut prélever des frais supplémentaires en cas de refus de recevoir les contrôleurs, de fournir des informations, de mauvaise tenue des comptes, de travail au noir, de problèmes constatés lors d’un précédent contrôle, etc.
Qu’examinent les contrôleurs?
Les contrôles portent principalement sur trois dimensions.
Analyse du programme des salaires. «Le contrôleur vérifie que les charges sociales sont prélevées de manière correcte», précise Tonino Torsello. Cela passe par l’examen de différents points. Le logiciel est-il certifié swissdec? Comment est-il paramétré? Les charges sociales sont-elles calculées correctement? En partant du montant versé sous forme de cotisations, arrive-t-on à retrouver le montant de la masse salariale déclarée à la Caisse de compensation? L’employeur est-il affilié à une assurance accident et à une caisse de deuxième pilier? Etc. Une attention particulière est accordée à la mobilité internationale (travailleurs détachés, par exemple) et aux rémunérations différées, sources fréquentes de reprises.
Analyse des comptes de salaire. Le contrôleur compare la masse salariale déclarée avec la comptabilité générale, les provisions bonus, les franchises AVS, allocations perte de gain maladie, etc. Il analyse les éventuels écarts.
Revue complète de la comptabilité générale. Une personne qui travaille au sein de l’entreprise déclarée comme indépendante l’est-elle vraiment? Les administrateurs sont-ils correctement assujettis, notamment lorsqu’ils résident à l’étranger? La rémunération d’un patron employé de sa propre société est-elle correctement répartie entre salaires et dividendes? Les remboursements de frais sont-ils conformes aux prescriptions? Les cas de reprise fréquents sont les forfaits téléphoniques, les abonnements à des clubs et les cadeaux. Ils peuvent être acceptés dans certaines limites.
Quelle suite au contrôle?
«Le réviseur envoie les éventuelles corrections et donne des recommandations à appliquer au plus tard soixante jours après le contrôle», répond Tonino Torsello. Le rapport peut être accompagné d’une facture de rattrapage ou, plus rarement, d’une note de crédit, si l’on a payé des cotisations en trop. «Les corrections peuvent remonter jusqu’à cinq ans et engendrent des frais moratoires de 5%», précise Tonino Torsello. L’employeur a trente jours pour faire opposition, par écrit, en exposant ses motifs.
Check-list pour préparer un contrôle
Vérifier que la personne en charge des questions AVS sera disponible à la date prévue. Si ce n’est pas le cas, demander un renvoi le plus rapidement possible.
Rassembler la documentation, si possible sous forme électronique, dans un répertoire (les documents nécessaires sont précisés dans la lettre annonçant le contrôle);
Eviter tout envoi de documentation par e-mail. Utiliser plutôt la messagerie sécurisée du site de la FER CIAM ou, le cas échéant, la clé USB sécurisée du réviseur.
En autorisant les services tiers, vous acceptez le dépôt et la lecture de cookies et l'utilisation de technologies de suivi nécessaires à leur bon fonctionnement. Voir notre politique de confidentialité.
